Politica de confidențialitate și protecție a datelor cu caracter personal

Pentru societatea comercială PADEL GEAR SRL, confidențialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal reprezintă una din preocupările principale ale societății.

În acest context, societatea a implementat măsuri care respectă obligaţiile impuse de Regulamentul 679/2016 (GDPR). Ca atare, dorim să vă asigurăm de cele mai înalte standarde de securitate şi transparenţă cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în activitatea noastră curentă.

Întrucât prelucrarea datelor dumneavoastră personale sunt importante în activitatea noastră de vă garantăm că acestea vor fi prelucrate cu respectarea principiului transparenţei şi securităţii datelor cu caracter personal.

Prezenta politică de confidențialitate are ca scop de a înțelege ce date colectăm, de ce le colectăm și ce facem cu ele.

Am formulat această politică într-un limbaj cât se poate de simplu, astfel încât să fie clară și inteligibilă pentru dumneavoastră.

Operatorul de date cu caracter personal

Operatorul de date cu caracter personal în relaţia cu dumneavoastră este societatea PADEL GEAR SRL cu sediul Cluj-Napoca, str. Gra. Eremia Grigorescu, nr. 87, ap. 3, CUI: 51495788, Nr. Reg. Com: J2025020505005

Categorii de date pe care le prelucrăm

1. Dacă sunteți un simplu vizitator al site-ului www.thepadelfy.com vom prelucra doar datele constând în cookies;
2. Dacă sunteți client persoană fizică sau reprezentant al unui client persoană juridică care ne contactează prin intermediul site-ului www.thepadelfy.com, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal constând în: nume, prenume, număr de telefon, adresă de email sau alte date pe care ni le furnizați dvs. din secțiunea formularului de contact sau prin email;
3. Dacă vă creați un cont de utilizator în cadrul website-ului nostru vom colecta următoarele date: nume, prenume, adresă de email, număr de telefon;
4. Dacă sunteți client persoană fizică sau reprezentant al unui client persoană juridică care achiziționează prin intermediul site-ului www.thepadelfy.com, vom colecta următoarele date cu caracter personal: nume, prenume sau denumire, număr de telefon, adresă de e-mail, adresa de domiciliu sau de livrare, adresa de facturare (dacă este diferită de cea de livrare), precum și alte date pe care ni le furnizați în mod voluntar;
5. Dacă sunteți client persoană fizică ori reprezentant al unui client persoană juridică care dorește returnarea produselor achiziționate conform termenilor și condițiilor agreate, vom colecta de la dvs. următoarele date: nume si prenume; număr de telefon; adresa de e-mail; adresa reședința/ domiciliu pentru preluarea coletului; cont bancar (pentru returnarea sumei achitate - contravaloarea produsului returnat), orice alte informații puse la dispoziție în mod benevol;
6. Dacă sunteți reprezentant al persoanei juridice, furnizor de servicii sau produse comercializate de către societatea noastră, vom colecta de la dvs. următoarele date: nume, prenume, adresă de email, număr de telefon, dacă acestea sunt înserate în contractele sau facturile dintre părți.
7. Dacă sunteți persoană vizată care a solicitat sau acceptat comunicări din partea societății noastre (de tip newsletter) vom prelucra următoarele date: adresă de email.

Utilizăm Google Analytics pentru a măsura și evalua accesul și traficul pe site și pe aplicația web pentru a crea rapoarte de navigare și utilizare pentru administratorii site-ului nostru. În unele cazuri putem colecta IP-ul dvs., însă fără a vă putea face o persoană identificabilă, ci doar o statistică în baza noastră de date.

Google operează independent de noi și are propria politică de confidențialitate, pe care vă sugerăm cu tărie să o consultați. Google poate utiliza informațiile colectate prin Google Analytics pentru a evalua activitatea vizitatorilor pe Site-ul nostru. Pentru mai multe informații, consultați Protejarea datelor Google Analytics.

Luăm măsuri pentru a proteja informațiile tehnice colectate prin utilizarea noastră de către Google Analytics. Datele colectate vor fi utilizate doar în funcție de necesitate pentru a rezolva probleme tehnice, pentru a administra Site-ul și pentru a identifica preferințele vizitatorilor; dar datele furnizate prin Google Analytics sunt de formă neidentificabilă, avâd doar scop de statistică. Nu folosim niciuna dintre aceste informații pentru a identifica vizitatorii sau clienții Clienților noștri și nici nu sunt persoane cel puțin identificabile.

Scopul prelucrării datelor

Folosim informațiile pe care le colectăm de la dvs. pentru a pune la dispoziție informații cu privire la produsele comercializate, pentru putea comunica informațiile solicitate de dvs., respectiv pentru a ne îndeplini obligații rezultate din contractul de vânzare încheiat cu dvs. și obligații fiscale impuse de lege atunci când achiziționați un produs de pe site-ul nostru.

Prelucrarea datelor dvs. se va face în mod diferit în funcție de categoria în care vă aflați: a. utilizați website-ul; b. Utilizați doar formularul de contact sau trimiteți un email la unul dintre adresele de contact, c. încheiați un contract de vânzare prin care achiziționați bunuri sau furnizați bunuri ori servicii societății noastre, d. doriți să realizați un retur al produselor achiziționate conform termenilor și condițiilor agreate, e. creați un cont de utilizator, f. vă abonați la newsletter-ul companiei

1. În măsura în care utilizați website-ul nostru, vom prelucra datele dvs. doar pentru a îmbunătăți experiența de navigare și doar în baza consimțământului dvs.
2. În măsura în care utilizați formularul de contact sau ne transmiteți un email, datele dumneavoastră pot fi folosite pentru a putea vă furniza informațiile solicitate cu privire la produsele noastre, doar în baza consimțământului dvs.
3. În măsura în care veți semna un contract de vânzare sau veți comanda produse de pe website-ul administrat de compania noastră vom utiliza datele dvs. cu caracter personal cu scopul livrării și predării produselor pe care le-ați comandat. În cazul în care furnizați bunurile sau servicii societății noastre, prelucrăm datele strict în scopul executării obligațiilor contractate.

Prelucrarea datelor dvs. în măsura în care sunteţi client sau furnizor al PADEL GEAR SRL se va realiza și în următoarele scopuri:

• Gestionării şi administrării relaţiei contractuale sau pre-contractuale dintre dumneavoastră şi societatea noastră;
• Pentru îndeplinirea obligaţiilor ce ne incumbă, ca urmare a încheierii contractului de vânzare;
• În scopul comunicării cu dumneavoastră, pentru a vă informa în permanență despre stadiul livrării sau predării produselor comandate;
• În scopul comunicării acestora pentru a fi contactați de angajați sau de către colaboratorii noștri, doar în vederea stabilirii tuturor detaliilor pentru livrarea produselor.
• În scopul realizării de plăti, îndeplinirii obligațiilor și primirea, preluarea produselor ori a serviciilor contractate.
• Îndeplinirea oricăror obligațiile legale și fiscale, în temeiul legilor aplicabile.

1. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale, respectiv legale ce ne revin atunci când persoana vizată solicită returnarea anumitor produse, în condițiile termenilor acceptați.
2. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru a vă oferi acces la contul de utilizator și pentru a-l putea accesa, explora, respectiv a participa la campaniile noastre caritabile.
3. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în baza consimțământului dvs. dacă v-ați manifestat opțiunea în acest sens - pentru comunicarea de newsletter, produse, servicii, noutăți, etc.
4. În orice alt scop auxiliar celor de mai sus, sau în orice alt scop pentru care ne-au fost furnizate datele cu caracter personal, cu respectarea legislației în materie.

Ne obligăm să cerem consimțământul dvs. întotdeauna înainte de a utiliza informațiile pentru un alt scop decât cel stabilit în acest document, respectiv folosim Google Analytics strict în scop de îmbunătățire a website-ului și a ofertelor comerciale.

Către cine dezvăluim informațiile dvs.

Informaţiile furnizate de dumneavoastră nu sunt de regulă dezvăluite terțelor persoane, cu excepția colaboratorilor cu care lucrăm, respectiv:

1. Shopify INC în calitate de prestator de servicii web și IT
2. Avocat David-Simon Popa, în calitate de prestator de servicii de avocatură și conformitate.
3. Către autoritățile care ne solicită expres documente sau informații: ANAF, ITM, ANPC, ANPDCP, etc.

Dacă există situaţii în care avem obligaţia legală să comunicăm datele dvs. atunci acestea vor fi transmise strict în scopul îndeplinirii acestei obligaţii. În situaţia în care transferul poate fi necesar pentru executarea unui raport comercial/contractual, transferul de date se va face doar în urma încheierii cu terţul a unei convenții care cuprind un acord de prelucrare a datelor.

Actualizarea informațiilor dvs. personale

Dacă informaţiile cu caracter personal pe care ni le-aţi furnizat sunt greșite sau suferă modificări, spre exemplu, dacă v-aţi schimbat numărul de telefon, numele, adresa de email, sau daca doriţi să ştergeţi orice cerere adresată nouă sau cunoaşteţi că deţinem informaţii eronate despre dumneavoastră, avem rugămintea de a ne contacta prin e-mail la: contact@thepadelfy.com pentru actualizarea/modificarea acestor date. 

În măsura în care are loc o alterare a datelor datorită faptului că acestea au fost furnizate incorect, incomplet sau insuficient, PADEL GEAR SRL nu va fi răspunzătoare.

Perioada de păstrare a  datele dumneavoastră cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal va înceta în următoarele condiții:

• În măsura în care sunteți un vizitatori al societății noastre, modulele cookie vor fi păstrate pentru o perioadă egală cu perioada în care accesați website-ul nostru.
• În măsura în care sunteţi client ori furnizor/contractor al societăţii, anumite date precum: numele, prenumele, adresa de domiciliu, adresa profesională, e-mail, număr de telefon, adresa de livrare, le păstrăm pe o perioadă de 5 ani (calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite), în baza art. 25 din Legea 82/1991, respectiv 10 ani, conform art. 28 alin. 2¹ din Legea 82/1991, în cazul în care este aplicabil.
• În măsura în care ne contactați prin intermediul formularului de contact sau prin intermediul email-ului vom păstra datele dvs. cu caracter personal pe toată perioada necesară oferirii de informații și/sau soluționarea unei inconveniențe, precum și pentru o perioadă de 3 ani, costând în termenul de prescripție general în materie civilă stabilit de lege, calculat de la data ultimei conversații;
• În măsura în care sunteți client care a solicitat returnarea unor produse, anumite date precum: numele, prenumele, adresa de domiciliu, adresa profesională, e-mail, număr de telefon, adresa de livrare, le păstrăm pe o perioadă de 5 ani (calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite), în baza art. 25 din Legea 82/1991, respectiv 10 ani, conform art. 28 alin. 21 din Legea 82/1991, în cazul în care este aplicabil.
• În măsura în care vom prelucra date cu caracter personal în baza consimțământului exprimat de dvs., perioada păstrării este nedeterminată, acesta încetând fie prin retragerea consimțământului de către dvs. fie prin neutilizarea datelor pentru o perioadă îndelungat de timp (mai mult de 1 an) care va duce la ștergerea lor automată;
• În măsura în care ați creat un cont de utilizator, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal pentru o perioadă egală cu perioada în care îl veți menține activ și nu îl veți șterge, respectiv pentru o perioadă de maxim 1 an, în cazul în care acesta este inactiv ori neutilizat.
• În măsura în care sunteţi doar o persoană care solicită comunicare unui newsletter, vom prelucra datele dvs. pentru o perioadă egală cu perioada în care rămâneți abonat și nu ați solicitat dezabonarea prin apăsarea butonului de dezabonare.

Drepturile dumneavoastră în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

Dacă v-ați exprimat consimțământul cu privire la activitățile de prelucrare, puteți să vă retrageţi acest consimțământ în orice moment. Această retragere va produce efecte doar pentru viitor şi nu va afecta legalitatea procesării înainte de retragerea lui.

Retragerea consimțământului nu poate opera în situaţia în care prelucrarea datelor dvs. se face în baza unei obligaţii contractuale sau legale care ne incumbă.

Retragerea consimțământului se poate face fie prin contactare noastră, prin formularul de contact sau prin email, sau apăsând butonul denumit „Dezabonare„/„Unsuscribe, după caz, care se află în comunicările transmise de către societatea noastră, după caz.

În măsura în care consimţământul dumneavoastră va fi retras, PADEL GEAR SRL va interzice prelucrarea datelor dumneavoastră personale şi va întreprinde toate acţiunile pentru ştergerea tuturor înregistrărilor care conţin aceste date.

În conformitate cu dispoziţiile legale, aveţi următoarele drepturi:

Dreptul de acces- dreptul de a obține de la noi, la cerere și în mod gratuit, confirmarea faptului că datele care vă privesc sunt sau nu sunt prelucrate de societate și dreptul de acces la aceste date, cu excepția situației în care aceste cereri sunt repetitive sau făcute cu rea-credință;

Dreptul la informare – dreptul de a fi informat cu privire la identitatea operatorului, scopul în care se face prelucrarea datelor, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de GDPR şi condițiile în care pot fi exercitate

Dreptul la rectificare – puteți cere rectifica datele personale inexacte .

Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") – puteți obtine ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;

Dreptul la restricționarea prelucrării - puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevazute de lege;

Dreptul la opoziție – dreptul să vă opuneți, în orice moment, din motive întemeiate şi legitime legate ca datele să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare;

Dreptul la portabilitatea datelor - puteți primi, în anumite condiții, datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date sa fie transmise altui operator

Dreptul de a depune plângere - puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal competentă sau vă puteți adresa instanțelor de judecată.

Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: dreptul de a cere şi de a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalității sale, precum competența profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte;

Vă rugăm să contactați persoana responsabilă cu protecţia datelor cu caracter personal folosind următoarele detalii de contact, dacă doriți să vă exercitați drepturile menționate mai sus:

• E-mail: contact@thepadelfy.com
• Adresa sediului social: Cluj-Napoca, str. Gra. Eremia Grigorescu, nr. 87, ap. 3, jud. Cluj, nr. de înreg. în Reg. Com J2025020505005, CUI 51495788.

Ne obligăm să avem în vedere spre soluționare orice solicitare sau plângere sau petiție primită primită şi să răspundem într-un termen rezonabil, astfel încât să fie respectate dispozițiile legale în materie.

Lucrăm cu autoritățile de reglementare competente, inclusiv autoritățile naționale de protecție a datelor a statelor membre ale Uniunii Europene, în vederea soluționării oricăror reclamații privind transferul datelor personale, pe care nu le putem rezolva direct cu utilizatorii noștri.

Termene de răspuns la solicitări privind drepturile menționate vor fi următoarele:

Dreptul de a fi informat:

• În momentul în care datele sunt colectate, prin acceptarea prezentei politici.

• Nu mai mult de o lună – în situația în care datele cu caracter personal nu sunt furnizate de persoana vizată

Dreptul de acces: cel mult o lună

Dreptul la rectificare: cel mult o lună

Dreptul de ștergere: fără întârzieri nejustificate, cel mult o lună

Dreptul de a restricționa procesarea: fără întârzieri nejustificate, cel mult două săptămâni

Dreptul la portabilitate: cel mult o lună

Dreptul de obiecție: în principiu, la momentul primirii obiecției, dar nu mai mult de 5 zile lucrătoare

Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: Lipsit de termen deoarece nu există aptitudini reale de a fi limitat în raport de specificul activității

Securitatea datelor cu caracter personal

Urmăm standardele cele mai înalte pentru a proteja datele prelucrate, atât în ​​timpul transmiterii către noi, cât și ulterior acestui moment.

În acest scop am adoptat politici și proceduri de securitate tehnică în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva pierderii, folosirii neautorizate, distrugerii, alterării acestora modificărilor neautorizate, a dezvăluirii sau accesului neautorizat și a oricărei alte forme de prelucrare ilegală a datelor personale aflate în posesia noastră.

În vederea garantării securității menționăm, cu titlu general, modalitățile de securizare:

• Accesul la datele cu caracter personal este limitat și autorizat doar persoanelor care au dreptul legal de a le folosi, acestora revenindu-le obligația de a asigura confidențialitatea datelor;

• Spre exemplu, menționăm faptul că, nu orice persoană din cadrul societății sau furnizor de servicii au acces la toate datele vizitatorilor sau clienților.  În acest sens, arătăm că la datele transmise în vederea prelucrării comenzilor au acces doar administratorii societății, iar în vederea facturării persoanele din departamentul contabil, respectiv furnizorul de servicii IT atunci când este necesară rezolvarea unei probleme din sfera tehnologiei informației.

• Accesul în zonele sau spațiile care stochează datele cu caracter personal este securizat prin mijloace fizice la care nu au acces decât persoanele desemnate societate (spații securizate cheie) sau electronice, respectiv este instituită protecție prin parolă de acces şi username pentru fiecare utilizator autorizat. Totuși stocarea pe suport material va fi evitată pe cât posibil, stocarea datelor fiind preferată pe suport electronic prin servere și cloud.
• Utilizăm tehnici de înalt rang specifice pentru protejarea securității datelor dvs. stocate electronic – servere și cloud.
• Datele ținute pentru un client vor fi ținute separat de datele altui client, fie că sunt fizice sau electronice;
• Niciun colaborator sau prestator care intră în contact cu date personale sau documente care cuprind aceste date nu are posibilitatea de a divulga aceste date terților, respectiv vor fi nevoiți să le șteargă în termene specific stabilite în funcție de obligațiile legale aferente;

Măsuri minime de securitate pe care trebuie să le aplice toți reprezentanții, angajații și furnizorii societății:

• Utilizarea unei parole cu nivel ridicat de protecție (formată din cifre, litere si simboluri) pentru conturile de email, de pe site sau alte platforme utilizate pentru prestarea serviciilor;
• Interzicerea divulgării parolei către alte persoane respectiv interdicția de a utiliza contul folosit în interes de serviciu de mai multe persoane;
• Interzicerea salvării parolei atât în format fizic cât și/sau  în format electronic;
• Orice calculator, laptop sau dispozitiv lăsat nesupravegheat trebuie deconectat de la rețea, trebuie blocat sau închis;
• Atunci când nu se utilizează calculatorul, pe ecranul acestuia nu trebuie să apară informații cum ar fi nume de utilizator necesare conectării sau parola;
• Interzicerea accesului în zonele pentru care nu există autorizație sau desfășurarea activității în spații publice;
• Verificarea securizării fizice a datelor prin încuiere, aplicarea de lacăt; verificarea securizării datelor stocate electronic prin nelăsarea computerului nesupravegheat, folosirea unei parole în acord cu această Politică;
• Informarea personalului responsabil cu partea IT cu privire la orice modificare a rolului și a cerințelor de acces;
• Securizarea datelor cu caracter personal în fișiere speciale, protejate cu parolă și stocate în aplicații de tip cloud, securizat cu parolă și cod de acces.

În caz de nerespectare a acestor cerințe societatea poate să ia măsuri disciplinare împotriva persoanelor culpabile, având inserate clauze contractuale specifice.

Menționăm, că nicio metodă de transmitere sau de stocare electronică sau fizică nu este 100% sigură, iar în ipoteza în care considerați că datele dvs. personale au fost compromise, contactați-ne în scris la adresa sediului nostru social situat în Cluj-Napoca, str. Gra. Eremia Grigorescu, nr. 87, ap. 3, sau pe adresa de e-mail: contact@thepadelfy.com

Dacă aflăm despre o încălcare a sistemului de securitate, vă vom informa atât pe dvs. cât și autoritățile competente despre apariția încălcării în conformitate cu legislația în vigoare, în termen de cel mult 72 ore, termen în care vă comunicăm informațiile relevante legate de incidentele de securitate.

Deoarece dorim să fim totimpul echitabili și să respectăm în mod complet principiul proporționalității atunci când avem în vedere acțiunile pe care le întreprindem pentru a informa persoanele vizate afectate de incidentul de securitate, vom notifica atât Autoritatea de supraveghere competente, cât și persoana sau persoanele vizate despre această încălcare.

Când se aplică această Politică de confidențialitate

Politica noastră de confidențialitate se aplică tuturor serviciilor oferite de societatea noastră, în special cele de comercializare de produse atunci când sunteți, vizitator, client, potențial client sau ne contactați direct prin intermediul formularului de contact sau a email-ului.

Schimbări

Politica noastră de confidențialitate se poate schimba din când în când, însă ne obligăm să nu vă reducem drepturile pe care le aveți în temeiul acestor modificări fără consimțământul dvs. explicit, cu excepția cazului în care acestea ar rezultă din aplicarea unui alt temei pentru o prelucrare legală.

Orice modificare a politicii de confidențialitate va fi publicată și postată în locuri vizibile pentru a fi ușor de identificat actualizările și pentru a putea lua cunoștință de cuprinsul său.

 

Vom păstra și versiuni anterioare ale acestei Politici de confidențialitate în arhiva electronică pentru a putea fi oricând revizuite de dvs. printr-o simplă cerere.

Prezenta politică de confidențialitate intră în vigoare la data de 28.03.2025.

Prezenta politică a fost redactată și dezvoltată de către Avocat David Simon Popa (https://david-popa.ro/despre-noi/)